1. Identificacion del responsable
EM Technology Solutions opera servicios tecnologicos en la nube dirigidos al mercado colombiano mediante productos como Pepper 1.0, Pepper 2.0 y TextAnalizer Tutelas.
Para fines contractuales y de atencion en Colombia, la compania mantiene canales de soporte y contacto disponibles para usuarios, clientes, prospectos y titulares de datos personales.
2. Objeto y alcance
Esta politica informa como se recolectan, almacenan, usan, circulan, transmiten, actualizan, corrigen, conservan y suprimen datos personales en el marco de la comercializacion, activacion, soporte, mantenimiento y operacion de las plataformas.
Aplica a usuarios, clientes, prospectos, contactos comerciales, administradores, operadores, asistentes de soporte y demas personas naturales cuyos datos sean tratados dentro del ecosistema EM Technology.
3. Marco normativo de referencia
La politica se soporta principalmente en el regimen colombiano de proteccion de datos personales, incluyendo la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y los lineamientos aplicables de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Cuando corresponda, tambien se tienen en cuenta reglas sobre mensajes de datos, comercio electronico, firma electronica y servicios tecnologicos en la nube.
4. Datos personales tratados
- Datos de identificacion: nombre, correo electronico, telefono, documento o informacion equivalente cuando sea necesaria.
- Datos de cuenta: usuario, perfil, rol, estado de suscripcion, historial de acceso y trazas tecnicas de seguridad.
- Datos contractuales y comerciales: plan contratado, facturacion, pagos, estado de cuenta y comunicaciones de soporte.
- Datos operativos: casos, documentos, metadatos, agendas, eventos, archivos, transcripciones, minutas y registros creados por el usuario.
- Datos tecnicos: direccion IP, navegador, dispositivo, registros de auditoria, errores, rendimiento y eventos de seguridad.
5. Finalidades del tratamiento
- Crear, autenticar y administrar cuentas de usuario.
- Prestar, mantener, mejorar y auditar los servicios contratados.
- Procesar documentos, consultas, eventos, recordatorios, analisis y automatizaciones solicitadas por el usuario.
- Gestionar pagos, facturacion, suscripciones, recursos consumibles y soporte comercial.
- Enviar comunicaciones operativas, legales, tecnicas, comerciales y de seguridad.
- Prevenir fraude, abuso, accesos no autorizados, incidentes de seguridad y uso indebido de la plataforma.
- Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias y regulatorias.
6. Tratamiento de informacion juridica y documentos
Las plataformas pueden recibir documentos, expedientes, consultas, notas, audios, transcripciones y demas informacion cargada por el usuario para fines de analisis, gestion operativa, busqueda, organizacion y generacion de resultados asistidos por inteligencia artificial.
El usuario debe contar con autorizacion suficiente para cargar informacion de terceros y es responsable de verificar la pertinencia, necesidad y legalidad de los datos que incorpora en la plataforma.
7. Encargados, proveedores e integraciones
Para operar los servicios, EM Technology puede apoyarse en proveedores de infraestructura, procesamiento, autenticacion, pagos, correo, calendario, mensajeria, transcripcion, inteligencia artificial y analitica tecnica.
Estas integraciones pueden incluir servicios como almacenamiento en la nube, pasarelas de pago, Google Calendar, WhatsApp, servicios de correo y proveedores tecnologicos de inteligencia artificial, bajo condiciones de seguridad y confidencialidad razonables.
8. Transferencia y transmision internacional
Por la naturaleza de los servicios en la nube, los datos pueden ser alojados, procesados o transmitidos fuera de Colombia, incluyendo jurisdicciones donde operen proveedores tecnologicos o infraestructura contratada.
El uso de la plataforma implica el conocimiento de esta posibilidad y la autorizacion para realizar transmisiones o transferencias necesarias para la prestacion del servicio, de acuerdo con la normativa aplicable.
9. Seguridad de la informacion
- Uso de controles de acceso, autenticacion y gestion de sesiones.
- Cifrado o proteccion razonable de informacion sensible cuando resulte aplicable.
- Registros de auditoria, monitoreo de actividad y trazabilidad de eventos relevantes.
- Separacion logica de informacion por usuarios, cuentas, roles o espacios de trabajo.
- Medidas para prevenir perdida, consulta no autorizada, uso indebido, alteracion o destruccion no autorizada.
10. Derechos de los titulares
Los titulares pueden ejercer los derechos de conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorizacion, ser informados sobre el uso de sus datos, presentar quejas ante la autoridad competente, revocar la autorizacion y solicitar la supresion cuando proceda.
El ejercicio de estos derechos estara sujeto a las limitaciones legales, contractuales, tecnicas y de conservacion aplicables.
11. Consultas, reclamos y canales de atencion
Las consultas o reclamos relacionados con datos personales podran enviarse a los canales oficiales publicados por EM Technology. El titular debera identificarse adecuadamente y describir con claridad su solicitud.
EM Technology podra solicitar informacion adicional para validar la identidad del solicitante, ubicar la informacion y atender correctamente la peticion.
12. Conservacion y vigencia
Los datos se conservaran durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas, prestar el servicio, atender obligaciones legales, resolver controversias, conservar evidencia de aceptacion y mantener registros de auditoria.
Version vigente: 2026-05-18. Los cambios sustanciales podran requerir nueva aceptacion por parte del usuario.